原則上每年集中審批兩次。主辦單位在征求駐外使、領(lǐng)館意見(jiàn)后，于4月底和9月底以前將下年度出國(guó)（境）參加國(guó)際博覽會(huì)、國(guó)際經(jīng)貿(mào)展覽會(huì)的計(jì)劃報(bào)送中國(guó)貿(mào)促會(huì)匯總協(xié)調(diào)；各省、自治區(qū)、直轄市及計(jì)劃單列市外經(jīng)貿(mào)委（廳、局）以省、區(qū)、市名義舉辦的出國(guó)經(jīng)貿(mào)展覽會(huì)，報(bào)送外經(jīng)貿(mào)部（發(fā)展司）匯總后統(tǒng)一交中國(guó)貿(mào)促會(huì)協(xié)調(diào)。申請(qǐng)報(bào)告應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：主辦單位、承辦單位、辦展名稱(chēng)、展出時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、規(guī)模、參展人數(shù)、可行性方案、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、在外停留天數(shù)、出訪(fǎng)路線(xiàn)等。外經(jīng)貿(mào)部于?月底和12月底之前將預(yù)審?fù)ㄖ獣?shū)批復(fù)給各主辦單位?！　「髦鬓k單位憑預(yù)審?fù)ㄖ獣?shū)進(jìn)行招展的準(zhǔn)備工作，并須于開(kāi)展3個(gè)月前將終審材料報(bào)外經(jīng)貿(mào)部審批。終審材料包括：參展單位名單、展品大類(lèi)清冊(cè)、經(jīng)費(fèi)收支、國(guó)（境）外協(xié)辦單位情況（背景材料、資信情況、展覽服務(wù)能力）等。外經(jīng)貿(mào)部在材料收到之日起1個(gè)月內(nèi)決定是否給予正式批復(fù)?！　　　≈鬓k單位在得到外經(jīng)貿(mào)部正式批復(fù)文件后方可開(kāi)展對(duì)外的實(shí)質(zhì)性工作，如發(fā)布辦展信息、承諾或簽訂協(xié)議，以及辦理出國(guó)（境）的有關(guān)手續(xù)等?；顒?dòng)計(jì)劃一經(jīng)正式批準(zhǔn)，要嚴(yán)格執(zhí)行，不能任意更改，必須報(bào)外經(jīng)貿(mào)部批準(zhǔn)。根據(jù)國(guó)務(wù)院有關(guān)嚴(yán)禁公費(fèi)出國(guó)旅游的通知精神，出國(guó)展團(tuán)人數(shù)及在外停留天數(shù)應(yīng)嚴(yán)格控制，各辦展單位應(yīng)嚴(yán)格按外經(jīng)貿(mào)部正式批復(fù)核準(zhǔn)的人數(shù)和在外停留天數(shù)辦理有關(guān)手續(xù)，不得擅自增加。各主辦單位應(yīng)在展覽結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)將赴國(guó)（境）外參展、辦展活動(dòng)的總結(jié)報(bào)告報(bào)送外經(jīng)貿(mào)部，作為下次審批的參考?！　?、 參展手續(xù)：參展單位在收到邀請(qǐng)書(shū)后，如有意參展，請(qǐng)認(rèn)真填寫(xiě)所附的“參展申請(qǐng)表”，蓋章后傳真本司。報(bào)名后三天內(nèi)將每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)展位預(yù)付款人民幣15,000元匯至本公司帳戶(hù)?！　?、 展位取消：如在報(bào)名后一周內(nèi)要求撤銷(xiāo)展位，預(yù)付款歸還80%。如在報(bào)名后兩周內(nèi)要求撤銷(xiāo)展位，預(yù)付款歸還50%.晚于倆周撤銷(xiāo)展位，預(yù)付款將不予退回。因展會(huì)攤位有限，攤位將按“參展申請(qǐng)表”及匯款底單傳至我司的先后順序予以確認(rèn)。　　3、 確定展位：本司將按展商要求預(yù)留展位，但保留小幅調(diào)整或者根據(jù)主辦方通知對(duì)參展/參會(huì)企業(yè)的具體展位做出決定或者進(jìn)行調(diào)整的權(quán)利。展位確認(rèn)后7天內(nèi)，交清所有的展位費(fèi)用，否則按自行取消參展處理，預(yù)付款不予退還?！　?、 出國(guó)手續(xù)：本司下發(fā)參展確認(rèn)書(shū)—企業(yè)準(zhǔn)備護(hù)照及相關(guān)材料—本司負(fù)責(zé)提供相關(guān)資料、協(xié)助辦理簽證手續(xù)及當(dāng)?shù)刭e館預(yù)定和交通（簽證有風(fēng)險(xiǎn)，請(qǐng)參展企業(yè)準(zhǔn)備好后備人員）。　　5、 展品發(fā)運(yùn)須知：各參展單位送展的各類(lèi)展品及宣傳資料必須于2008年8月10日前準(zhǔn)備完畢。如宣傳資料不是特別多，建議最好隨身攜帶。展覽會(huì)結(jié)束后，展品一概不回運(yùn)?！　?、 請(qǐng)各參展商遵守展覽會(huì)的各種規(guī)定。